|
Formål med planen Arkivplanen skal sikre at Høgskolen i Molde ivaretar arkivansvaret etter arkivlovens § 6: "Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelde for samtid og ettertid" Arkivplanen dokumenterer arkivorganisasjonen, oppbyggingen av arkivet og regler for hvordan dette skal forvaltes ved Høgskolen i Molde. Arkivplanen skal øke kvaliteten og tilliten til arkivtjenesten og sikre at ansvar og rutiner er godt dokumentert. Personer som forvalter arkivet skal arbeide etter følgende målsetting:
- Arkivet skal være en oppdatert og tilgjengelig informasjonsbase for saksbehandling og offentlig innsyn.
- Arkivet skal være godt registrert og sikkert lagret. Arbeidsrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere skal være mål for kvalitetssikring.
- Arkivet skal på en trygg måte ivareta rettslig og historisk dokumentasjon for ettertiden.
En arkivplan er en administrativ håndbok som gir oversikt over bl.a.:
- Ledelse og administrativ organisering
- Arkivorganisasjonen/arkivansvaret
- Arkivoversikt
- Elektroniske system og fagsystem
- Bevaring
- Kassasjon
- Avlevering/arkivdepot
- Rutiner
- Gjeldende lov- og regelverk
Oppdatering av arkivplanen Arkivforskridtens § 2-2 sier at arkivplanen skal være ajourført til enhver tid. Arkivansvarlig skal ha melding om alle endringer ved høgskolen som kan ha betydning for arkivet og arkivplanen i god tid før det blir satt iverk. Arkivansvarlig har også rett til å uttale seg om de følgene endringene kan ha for arkivet. Oppdatering i arkivplanen skal bl.a. skje når:
- det skjer endringer i organisasjonen
- endringer i rutiner som har betydning for arkivet
- nye versjoner av datasystemer for lagring av informasjon
- nye lover eller endringer i lover og forskrifter/instrukser
I tillegg til at arkivplanen fortløpende blir oppdatert ved endringer, skal arkivplanen gjennomgås en gang i året. Høgskolen i Molde har tatt i bruk Arkivplan.no. Arkivplanen blir tatt ut ved årsskiftet og arkivert. |
