Arkivverket har utarbeidet et allment arkivskjema som blir brukt ved registrering av arkivserier. Skjemaet har et system med faste opplysninger for de forskjellige arkiv-seriene. Det er et hjelpemiddel for nye medarbeidere for raskt å kunne gjøre seg kjent med hva som finns i arkivet.

I bortsettingsarkiv/fjernarkiv er arkivmateriale ordnet etter dette skjemaet og er i dag tatt inn som grunnlag for avleveringsliste i Riksarkivarens arkivbestemmelser om avlevering i statsforvaltningen.

Kode - Arkivserie
A - Møtebøker, referatprotokoller, forhandlingsprotokoller og lignende
B - Kopibøker
C - Journaler og andre overgripende registre
D - Saks- og korrespondansearkiv ordnet etter organets hovedsystem
E - Saks- og korrespondansearkiv ordnet etter eventuelt andre (sideordnede) system. Utskilt del av saksarkivet med andre ordningsprinsipp, f.eks kontraktsarkiv)
F-O - Seriekodene er reservert til bruk for spesialserier innenfor hver enkelt arkivskapers fagområde
P - Personalforvaltning (utskilt personalarkiv med eget ordningsprinsipp)
Q - Eiendomsforvaltning
R - Regnskap
S - Statistikk
T - Kart og tegningsarkiv
U - Foto, film og lydopptak
V - EDB og mikrofilm
W - Gjenstander (stempel, modeller, faner)
X - Trykksaker
Y - Andre utskilte arkivdeler, diverse
Z - Referansemateriell (arkivlister, instrukser, handbøker, etc)

I fjernarkivet til HiMolde, er arkivmaterialet fra før 1994 ordnet etter dette prinsippet. Etter 1994 er det brukt Arkivnøkkel for de statlige høgskolene.

Personalmappene fra før 2006 utgjør en egen arkivdel. De er sortert på etternavn.

Studentmappene utgjør en egen arkivdel og er sortert på årstall og etternavn. Fra høsten 2014 finnes det ikke fysiske studentmapper.

Sykepleie/vernepleie fra før 1994 har sin egen avdeling i fjernarkivet. Arkivet fremstår som det opprinnelig var fra arkivskaper (Sykepleieskolen) og er ikke klargjort for avlevering.