Ved Høgskolen i Molde er arkivet sentralisert og har kun en journalenhet. Det er ikke plassert arkivmedarbeidere ute i avdelingene. All journalføring går gjenneom sekretariatet der sentralarkivet er plassert. Sentralarkivet har to 100 % stillinger.

Høgskolen er etter arkivloven forpliktet til å ta vare på sine arkiver, og til å holde dem tilgjengelig for innsyn i samtid og ettertid. Dette gjelder både for papirbaserte og elektroniske arkiv. I arkivforskriften § 5-1 er følgende bestemt:

"Arkiv som ikkje lenger er i bruk for administrative formål (eldre arkiv), og arkiv etter organ som er nedlagde eller har avslutta verksemda si (avslutta arkiv), skal avleverast til arkivdepot.

Riksarkivet (for elektroniske fagsystemer) og Statsarkivene er arkivdepot for høgskolene.

Høgskolen i Molde bruker i dag  saksbehandlings- og arkivsystemet Public 360. Dette systemet ble tatt i bruk i april 2014. Høgskolen startet med elekronisk saksbehandling i 2006 - da med ePhorte. Dokumentene som ble produsert fra 2006-2014 ligger i dag i HISTORISK BASE i Public 360. Alle ansatte på høgskolen er lagt inn som brukere i Public 360 og har tilgang til systemet og arkivet. Tilgangen blir regulert gjennom tilgangskoder/tilgangsgrupper.